Administrar el tiempo
Sin importar a que nos dediquemos y donde trabajemos, siempre es complicado administrar el tiempo. El tiempo es uno de los recursos (si no es que el único) que se brinda democráticamente en la vida. Un minuto es lo mismo aquí cómo en China o Europa.
Cuando trabajamos en una oficina, es común que dediquemos más tiempo del necesario en actividades que evitan que seamos productivos. Sin embargo esto puede pasar tanto en la oficina como en la casa. Administrar nuestro tiempo de forma apropiada es fundamental para lograr los objetivos.
Transformar el día y la productividad
Elegir la herramienta correcta será de gran ayuda. Se pueden utilizar aplicaciones para organizar tu tiempo o emplear una agenda, lo que más se adapte a cada persona. Lo más importante es establecer objetivos diarios. Planear lo que se quiere lograr cada día y enforcarse en ello es la clave para alcanzar los objetivos.
Priorizar. Debemos darle prioridad a lo más importante en función de los objetivos que hemos planteado, pero de forma realista, sin sobrecargarnos.
Organizar el tiempo en horas. Aunque existen técnicas cómo la de pomodoro donde se define medidas de 20 minutos, para algunas personas funciona mejor organizar el tiempo usando la hora como unidad mínima de medida. Definir bloques de actividades en horas tanto para el trabajo como para la familia, podría ser una mejor opción.
Disciplina. La disciplina tarde o temprano vencerá a la inteligencia. Disciplina es hacer lo que se tiene que hacer aunque no se tenga ganas de hacerlo. Para ser más productivo, hay que ser disciplinado una vez que se define la estrategía y cumplir con lo planeado lo mejor posible.
Detectar las horas de mayor productividad y concentración. No funciona igual para todos. Hay personas nocturnas y hay quienes se sienten más activos antes de que salgan los primeros rayos de sol. Conocer el momento más productivo y usarlo es un factor que sin duda arrojará más resultados en menos tiempo.
Algunas aplicaciones que podemos usar
- Todoist. Disponible para todas las plataformas, es versátil y te permite organizar tareas a corto y largo plazo. Además, puedes sincronizarla con Google Calendar.
- Tick Tick. Esta aplicación te permite organizar las tareas en un calendario anual, en donde puedes colocar alertas de cuando deben ser finalizadas.
- Trello. Te permite organizar las tareas en un tablero, colocar notas, alertas y compartirlas con un equipo de trabajo para colaborar en conjunto.
- Google Calendar. Esta conocida herramienta te permite colocar recordatorios y notas de las tareas que debes realizar.
Al trabajar como autónomo (freelance), es posible que las siguientes herramientas sean más útiles:
- toggl. Software de seguimiento de tiempo para aumentar el rendimiento y cobrar por cada minuto facturable.
- Timely. Automatiza tu registro de tiempos usando Inteligencia Artificial.
- RescueTime. Es una aplicación de seguimiento de tiempo automático con una versión para casi todas las plataformas que pueda desear. Este software funciona en segundo plano para observar el uso de su computadora potenciando el asistente de RescueTime, "un entrenador de bienestar digital".
Aunque algunas herramientas de las anteriores pueden usarse también en equipo, existen otras que podrían facilitar el registro:
- TrackingTime. De acuerdo a su página, permite gestionar todas las operaciones de la empresa. Realizar un seguimiento del tiempo, controlar los proyectos, informar cualquier cosa y ¡mucho más! Cabe destacar que esta herramienta se sincroniza con otras para facilitar el concentrado de información.
- HourStack. Ayuda a llevar sus tareas desde la planificación hasta la finalización. Más orientado a registrar actividades al estilo Kanban.
- Monday. Ayuda a monitorear cómo un equipo organiza su tiempo. Con esta información, aprovechar los conocimientos para gestionar proyectos y establecer prioridades de forma más eficaz.
- Wrike. Plataforma todo en uno para administrar proyectos, organizar el trabajo, mejorar la colaboración y acelerar la ejecución en todos los departamentos. Las herramientas de un solo clic y las funciones de colaboración ayudan a mantener conectados y compensados a los equipos remotos y en el sitio.
- Linear. Simplificar las tareas, las iteraciones (sprints) y las guías de ruta (roadmap) de los productos.
